1. Erfaringer

Hvad har klubben gjort indenfor kommunikation? Hvad har erfaringerne været?  List i punktform.

Medlemsmøder, afdelingsmøder, forældremøder, trænermøder

Møderne(medlem/afdeling/forældre) får karakter af information frem for kommunikation

Trænermøde – god ping pong – mindre fora er tilrådeligt – ERFA udveksling – resulterer i handling

Bestyrelsesmøder – kommunikation foregår – fører ikke til handling

Hvad har især virket? (List maks. et år gamle eksempler for kommunikation i punktform) – angiv hvorfor det har virket – hvad er eksemplerne (fakta) på at tidligere kommunikationstrategi har virket – hvor har klubben rykket markant?

Trænermøde – dagsorden – alle kommer med input til dagsorden – dagsorden fast når den er udsendt – mail – mailgruppe – bestyrelsesmedlemmerne er cc – opgavefordeling – stævneplanlægning hvilke og hvem – fast tid 2 timer ellers nyt møde – stram styring – alle synes det er fedt at være med – udvikling på de unge mennesker (motivationsfaktor)(de kan se/mærke der sker noget) – Jan fornemmer at der er accept af og behov for styringen – ansvarsområde (tilmelding hos Toke) – hvad motivere stemning, fællesskab, relationer

2. Afklaring og målsætning

A. Målgruppe (r) (se politikken):

Kommunikation Bestyrelse - Medlemmer

B. Afklaring

Hvor er de gode “rollemodeller”? Hvad gør de klubber, der gør det godt i forhold til kommunikation? Hvilke medier og teknologier anvender de?

C. Mål

Hvilke mål opstilles på kort sigt på kommunikationsområdet (1-2 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi.

• Mål
  • Synliggøre Bestyrelsens arbejde (60 % af respondenterne tilkendegiver tilfredshed med kommunikationen fra Bestyrelsen til Medlemmerne) (maj 2012)
• Handling
  • Bestyrelsen foretager tilfredshedsundersøgelse blandt alle medlemmer (april hvert lige år)
  • Afholder afdelingsmøder (Udviklingsplan, generel status, planlagte aktiviteter, delvis dialog for at høre medlemmernes bud på hvordan bestyrelsen bliver bedre; afd. bestyrelsen, sep/jan)
  • Forældremøder (udviklingsplan, generel status, planlagte aktiviteter; afd. bestyrelsen, sep./okt. hvert år).

Hvilke mål opstilles på lang sigt på kommunikationsområdet (3-5 år - angiv måned/år). Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi.

• Mål.
  • Synliggøre Bestyrelsens arbejde (75% af respondenterne tilkendegiver tilfredshed med kommunikationen fra Bestyrelsen til Medlemmerne) (maj 2014)
• Handling
  • Bestyrelsen foretager tilfredshedsundersøgelse blandt alle medlemmer (april hvert lige år)
  • Afholder afdelingsmøder (Udviklingsplan, generel status, planlagte aktiviteter, delvis dialog for at høre medlemmernes bud på hvordan bestyrelsen bliver bedre; afd. bestyrelsen, sep/jan)
  • Forældremøder (udviklingsplan, generel status, planlagte aktiviteter; afd. bestyrelsen, sep./okt. hvert år).

Udviklingsmål for kommunikationsområdet.

Vi arbejder aktivt med udviklingen af klubbens værdisæt og leveregler

3. Organisatorisk

A. Vision omkring kommunikation

Hvad er klubbens vision for kommunikationsområdet?.

Engagement og medejerskab

B. Organisatoriske mål for kommunikationsområdet

Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på kort sigt (1-2 år - angiv måned/år)? Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi.

Organisationen er gearet til opnåelse af målet.

Hvad er de organisatoriske mål omkring kommunikation på længere sigt (3-5 år - angiv måned/år)? Målene skal være renset for handlinger. Handlingerne placeres under afsnittet strategi.

Organisationen er gearet til opnåelse af målet.

C. Strategi for kommunikationsområdet

Hvilken strategi skal føre til opnåelse af de kommunikative og de organisatoriske mål? (alle handlinger suppleres med år/måned)

Kommunikationsstratigen skal justeres (maj 2011)

Kommunikationsstrategien skal revideres (maj 2012)

Kortsigtet: 2010 - 2012

• Bestyrelsen afholder afdelingsmøder (sep 2011/jan 2012 ….)
• Bestyrelsesreferater gøres tilgængelige (jan 2011)
• Mail til medlemmerne med link til bestyrelsesreferaterne
• Hjemmesiden tilgængelig for medlemmer
• Bestyrelsen foretager tilfredshedsundersøgelse blandt alle medlemmer (april hvert lige år)

Langsigtet: 2012 -

• Bestyrelsen afholder afdelingsmøder (sep/jan)
• Bestyrelsen foretager tilfredshedsundersøgelse blandt alle medlemmer (april hvert lige år)

B. Ressourcemæssige krav

Hvilke kompetencer er nødvendige i forhold realisering af kommunikationsstrategien?.

Det vurderes at der overvejende findes tilstrækkelige kompetencer

Hvilke andre ressourcer skal være til rådighed for realisering af kommunikationsstrategien?.

Tilfredshedsundersøgelsen foretages evt. med ekstern assistance.

Krav/plan for efteruddannelse for realisering af kommunikationsstrategien.

Det vurderes om bestyrelsen/ledere er tilstrækkelig klædt på til afholdelse af større møder.

C. Økonomi

Hvilke økonomiske ressourcer (budget for kommunikationsområdet de kommende år i forhold til opfyldelse af målsætningerne) kræver det at realisere kommunikationsstrategien og hvordan skal de skaffes?

Tilfredshedsmålinger: Budget kr. 10.000/årligt

D. Kommunikation

Hvordan ønsker klubben at håndtere pressen og nyhedsformidling samt sponsorer og interessenter (interne/eksterne interessenter)?

Na

Hvordan kommunikeres beslutninger fra bestyrelsen og udvalg ud i organisationen?

Se under “Strategi”

Hvilken frekvens?

Senest 8 dage efter afholdelse af Bestyrelsesmøde.

Der afholdes 6 Bestyrelsesmøder på årsbasis.

Hvordan skal klubbens designmanual se ud? (breve, sponsorkontrakter, referater, pressemeddelelser, e-mail, brochurer, nyhedsbreve, hjemmeside, logo m.v..)

Marianne Nellemose opfordres til at begynde at arbejde med designmanual (sep. 2011).

Hvor ofte skal vores informationsmateriale, hjemmeside m.v. opdateres?

Hjemmeside:                              hver uge

Informationsmateriale: løbende

Hvem er ansvarlig? Hvem udtaler sig, hvornår?

Na

Hvordan brandes klubbens kommunikationspolitik løbende? (Hvordan gøres den synlig og tilgængelig)

På hjemmeside.

4. Overordnet handlingsplan

Hvem gør hvad, hvornår i de enkelte år. Herudover opstilles mål for hvert år.